Privacy/AVG

Privacy beleid Stichting O.J.C. Jera ’70

Inleiding

Stichting O.J.C. Jera ’70 hecht een grote waarde aan privacy en bescherming van de persoonsgegevens van haar relaties. Persoonsgegevens worden dan ook met de grootste zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. O.J.C. Jera ’70 houdt zich dan ook ten alle tijden aan de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe Stichting O.J.C. Jera ’70 persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaard. Ook gerelateerde onderwerpen zoals raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen van stichting O.J.C. Jera ’70. 

1. Vrijwilligersadministratie

  • Aanmelden vrijwilligers Stichting O.J.C. Jera ’70

Het aanmelden van vrijwilligers gebeurt via een schriftelijk formulier. In dit formulier worden persoonsgegevens opgenomen. Dit formulier wordt digitaal verwerkt in de vrijwilligersadministratie. Na het verwerken wordt het aanmeldformulier vernietigd.

  •  Vrijwilligersadministratie

Het opslaan van persoonsgegevens gebeurt enkel in de digitale vrijwilligers administratie. Enkel personen met bevoegdheid kunnen bij deze gegevens en kunnen deze gebruiken. Om op de hoogte te blijven van activiteiten, veranderingen in de organisatie van Stichting O.J.C. Jera ’70 of om persoonlijk contact op te nemen dienen deze gegevens beschikbaar te zijn voor bevoegden.  Deze gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen.

  • Beheer van persoonsgegevens

De bevoegden dienen discreet om te gaan met persoonsgegevens. Irrelevante informatie dient verwijderd te worden zodat alle persoonsgegevens enkel en alleen in de vrijwilligersadministratie opgeslagen zijn. Er kunnen algemene persoonsgegevens worden opgeslagen voor statistische doeleinden. Wel kunnen persoonsgegevens worden opgenomen in:

    • Notulen vergadering
    • Whatsapp groepen
    • E-mail
    • Kasafdrachten

  • Verwijderen persoonsgegevens

Wanneer een vrijwilliger wenst dat de persoonsgegevens verwijderd worden, dient dit te worden verwijderd uit de vrijwilligersadministratie. Wanneer een vrijwilliger niet meer werkzaam is binnen stichting O.J.C. Jera ’70, zullen zijn gegevens verwijderd worden.

2. Informatie van stichting Jera’70 naar vrijwilligers en leden

  • Verstrekken van informatie naar vrijwilligers en leden via Whatsapp groepen.

Bevoegden kunnen, zoals beschreven in het kopje vrijwilligers administratie, informatie verstrekken aan vrijwilligers van stichting O.J.C. Jera ’70 via Whatsapp groepen. Vrijwilligers geven hiervoor bij de aanmelding toestemming. Hierbij kunnen ze uit meerdere opties kiezen:

    • Noodzakelijke mededelingen, bardienstroosters en veranderingen in de organisatie van stichting O.J.C. Jera ’70.
    • Algemene mededelingen; mededelingen over algemene zaken van Stichting O.J.C. Jera ’70. Denk hierbij aan om hulp vragen bij activiteiten, updates van activiteiten en updates over zaken in en rond Stichting O.J.C. Jera ’70.
    • Verstrekken van gegevens aan medevrijwilligers. Gegevens mogen gedeeld worden met medevrijwilligers, om onderling contact over bardienstroosters mogelijk te maken

  • Verstrekken van informatie via de mail

De bevoegden kunnen, zoals beschreven bij het kopje vrijwilligersadministratie, informatie verstrekken aan vrijwilligers van stichting O.J.C. Jera ’70 via de mail. Vrijwilligers geven hiervoor bij de aanmelding toestemming. Hierbij kunnen ze uit meerdere opties kiezen;

    • Noodzakelijke mededelingen, bardienstroosters en veranderingen in de organisatie van stichting O.J.C. Jera ’70
    • Algemene mededelingen; mededelingen over algemene zaken van Stichting O.J.C. Jera ’70. Denk hierbij aan om hulp vragen bij activiteiten, updates van activiteiten, updates over zaken in en rond Stichting O.J.C. Jera ’70.
    • Verstrekken van gegevens aan medevrijwilligers. Gegevens mogen gedeeld worden met medevrijwilligers, om onderling contact over bardienstroosters mogelijk te maken.

  • Verstrekken van informatie via overige media

Als Stichting O.J.C. Jera ’70 via andere media informatie wil verstrekken naar haar vrijwilligers wordt hier eerst schriftelijk, via aanmeldformulieren, via de mail of via Whatsapp, toestemming voor gevraagd. Als dit wordt toegestemd mag Stichting O.J.C. Jera ’70 hier gebruik van maken. Zo niet, dan zal alle informatie via de eerder genoemde media verlopen.

  • Wijzigen van voorkeuren in verstrekken informatie

Als een vrijwilliger een wijziging wil maken in de afspraken dient Stichting O.J.C. Jera ´70 dit te wijzigen. Het verstrekken van informatie verloopt daarna via de nieuwe afspraken. Er mogen persoonsgegevens worden bewaard voor statistische doeleinden.

3. Persoonsgegevens van vrijwilligers via de mail, sociale media en de website

  • Verstrekken van persoonsgegevens via de mail, sociale media en de website

Bij de aanmelding van een vrijwilliger kan de vrijwilliger aangeven of hij/zij akkoord gaat met het verstrekken van persoonsgegevens via de mail, sociale media en de website van stichting O.J.C. Jera ´70.

  • Beheer persoonsgegevens in de mail, sociale media en de website

Stichting O.J.C. Jera ´70 gaat discreet om met persoonsgegevens van vrijwilligers in e-mails, sociale media en haar website. Irrelevante informatie wordt verwijderd.

  • Wijzigen van voorkeur in verstrekken van persoonsgegevens in de mail, sociale media en de website

Als vrijwilligers een wijziging willen in de voorkeuren van het verstrekken van persoonsgegevens via de mail, sociale media en de website, dient Stichting O.J.C. Jera ´70 dit door te voeren.

Er mogen persoonsgegevens worden bewaard voor statistische doeleinden.

4. Persoonsgegevens bezoekers Stichting O.J.C. Jera ´70

Als een bezoeker Stichting O.J.C. Jera ´70 betreed, gaat hij akkoord met een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden gelden voor het pand van O.J.C. Jera ´70 (Peter Janssenweg 12, 5813 BR Ysselsteyn), het toekomstige pand van stichting O.J.C. Jera´70 en tijdens activiteiten op andere locaties welke georganiseerd worden door Stichting O.J.C. Jera´70. Een bezoeker kan, als hij/zij dit wil, aangeven dat hij/zij niet akkoord gaat met een of meerdere van de volgende voorwaarden. Dit dient hij/zij dan te communiceren met het bestuur van Stichting O.J.C. Jera ´70 of met de verantwoordelijke voor de desbetreffende activiteit.

Voorwaarden:

    • De bezoeker houdt zich aan de huisregels van Stichting O.J.C. Jera ´70. Deze zijn te vinden op de website van Stichting O.J.C. Jera ´70 en bij de entree van het pand.
    • De bezoeker stemt in dat er foto´s en ander beeldmateriaal gemaakt en verspreid mag worden voor niet commerciële doeleinden.
    • De bezoeker stemt in dat hij/zij vastgelegd mag worden door beveiligingscamera´s. Deze beelden worden beveiligd bewaard en mogen enkel en alleen gebruikt worden bij incidenten. Als er geen incident heeft plaatsgevonden worden deze beelden na maximaal vier weken verwijderd. Met deze beveiligingscamera´s worden de vrijwilligers en bezoekers van Stichting O.J.C. Jera ´70 beschermd en wordt diefstal tegen gegaan. Deze beelden mogen openbaar worden ingezien door bezoekers van O.J.C. Jera ´70, na overleg met het bestuur.

5. Persoonsgegevens ledenadministratie

  • Aanmelden Leden Stichting O.J.C. Jera ’70

Het aanmelden van leden gebeurt via een schriftelijk formulier. In dit formulier worden persoonsgegevens opgenomen. Dit formulier wordt door secretariaat digitaal verwerkt in de ledenadministratie. Na het verwerken wordt het aanmeldformulier vernietigd.

  • Ledenadministratie

Het opslaan van persoonsgegevens gebeurt enkel in de digitale ledenadministratie. Enkel personen met bevoegdheid kunnen bij deze gegevens en kunnen deze gebruiken. om op de hoogte te blijven van activiteiten of veranderingen in de organisatie van Stichting O.J.C. Jera ’70 of om persoonlijk contact op te nemen dienen deze gegevens beschikbaar te zijn voor bevoegden. Deze gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen.

  • Beheer van persoonsgegevens

De bevoegden dienen discreet om te gaan met persoonsgegevens. Irrelevante informatie dient verwijderd te worden zodat alle persoonsgegevens enkel en alleen in de vrijwilligersadministratie opgeslagen zijn. Er kunnen algemene persoonsgegevens worden opgeslagen voor statistische doeleinden. Wel kunnen persoonsgegevens worden opgenomen in:

    • Notulen vergadering
    • Whatsapp groepen
    • E-mail
    • Kasafdrachten

Als het desbetreffende lid dit niet goedkeurt, zal dit niet gebeuren. Dit kan hij/zij aangeven op het aanmeldformulier. Ook kunnen er gegevens worden opgeslagen voor doeleinden zoals een reünie.

  • Verwijderen van persoonsgegevens

Wanneer een lid wenst dat de persoonsgegevens verwijderd worden, of dat er een wijziging dient te worden gemaakt in de keuzes op het aanmeldformulier, dient dit te worden aangepast in de vrijwilligersadministratie.

Wanneer deelname  wordt opgezegd als lid, zullen zijn/haar gegevens verwijderd worden.

6. Persoonsgegevens nieuwsbrief

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Stichting O.J.C. Jera ’70 verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

    • Het informeren van de aangemelde persoon  d.m.v. nieuwsuitingen.

Uw persoonsgegevens worden door Stichting O.J.C. Jera ’70 opgeslagen in een abonnee administratie ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men aangemeld is.

7. Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

8. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

9. Bewaartermijn

Stichting O.J.C. Jera ’70 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

10.Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

    • Alle personen die namens Stichting O.J.C. Jera ’70 van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
    • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen.
    • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
    • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
    • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
    • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

11. Datalek

Bij datalekken dient stichting O.J.C. Jera ’70 dit te melden aan de desbetreffende persoon en aan autoriteit persoonsgegevens. Stichting O.J.C. Jera ’70 gaat met alle persoonsgegevens discreet om en doet er alles aan om datalekken te voorkomen.

12. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) naar ons of naar één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

13. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

14. Vragen

Bij eventuele vragen over het privacybeleid en de bescherming van persoonsgegevens in stichting O.J.C. Jera ´70 kunt u contact opnemen met;

Tom Jenniskens, voorzitter Stichting O.J.C. Jera ´70 – tom.jenniskens00@gmail.com

Sjouke Smolders, Secretariaat Stichting O.J.C. Jera ´70 – info@jera70.no of sjouke.smolders@jera70.no